연구비카드제 운영관리지침

Ⅰ. 운영 목적

□ 연구비카드제는 연구원이 연구비 집행시 현금을 사용하지 않고 신용카드로 결제하는 제도로

- 연구비 전산종합관리시스템과 연계 운용하여 연구사업의 종합관리와 함께 연구사업에 대한 대국민 이해를 증진시키고

- 카드 사용분에 대한 증빙을 간소화하여 연구관리행정을 최소화시키며,

- 연구비의 집행·관리에 대한 투명성을 제고하면서

- 신용카드사용 풍토를 널리 확산시켜 신용사회를 구현하는데 기여토록 하기 위함.

Ⅱ. 기본 방향

□ 연구비는 연구비전산종합관리시스템과 연계하여 운용하는 신용카드(이하 □연구카드□라 한다)를 통하여 사용하는 것을 원칙으로 하며, 카드사용이 어려운 부분은 계좌이체 등을 통해 집행

- 연구카드는 연구 직접경비중 현금으로 사용하던 세미나개최비, 도서구입비, 전산소모품비, 회의비, 보고서인쇄비, 시약·재료구입비 등에 사용

- 카드사용 이외분은 계좌이체 방법 등으로 집행(현금인출은 불가)

□ 연구비는 협약체결후 연구기관(주관연구기관, 협동연구기관, 공동연구기관 등)으로 지급하고, 통장은 협약한 연구과제별로 관리

- 특수성이 인정되는 연구기관에 대해서는 연구비 종합관리계좌 개설을 허용

□ 연구비카드제는 연구비 전산종합관리시스템(www.rndcard.re.kr)과 연계하여 운영

- 연구사업 및 연구기관별로 연구비 집행내역이 실시간 또는 월별로 종합관리되도록 운영

<그림> 연구비전산종합관리시스템 초기화면

Ⅲ. 기본 지침

○ 통장관리 □ 연구과제별로 1과제 1통장을 원칙으로 운영

- 특수성이 인정되는 경우 연구비 종합관리계좌의 개설 허용

※ 종합관리계좌는 출연(연) 및 MIS구축 운영기관중 중앙관리가 철저히 이행되는 기관에 한해 인정

○ 연구비 청구 □ 주관연구기관장 명의로 개설된 은행계좌로 청구

- 주관연구기관은 연구카드 결제계좌와 연결성을 유지

○ 연구카드 발급 □ 연구비 지급 시점에 발급

- 과제별로 5매 이내에서 실명으로 카드발급

※ 출연(연)의 경우 기관법인카드(이하 □법인카드□라 한다)를  사용할 수 있음

○ 연구카드 관리·운영 □ 일반 신용카드와 동일

- 월 1회 카드사용 대금을 결제하는 방식으로 운영

- 일일 인출한도 설정(1천만원) 및 국내외에서 사용 가능

- 산업체의 경우, 부가세 환급분이 연구비 지출내역에서 제외될 수 있도록 부가세액 구분기능을 포함하여 운영

○ 연구비 정산 □ 연구카드 사용분은 카드사용내역서로 대체

- 법인카드 사용분은 건별 매출전표를 별도로 유지관리

○ 연구비전산종합시스템 운영 □ 기관별 MIS시스템과 연계 운영

- 출연(연) 및 수행과제 수가 많은 연구기관부터 호환작업을 추진하고, 연계 운영 필요성이 적은 기관은 별도의 전산입력을 병행

- 연구사업관리기관(KISTEP 등)은 연구카드운용기관과 □연구비카드제 시행에 관한 업무협약□을 체결하여 운영(프로그램 운영, 비밀 및 보안유지, 손해배상 등 포함)

※ 업무협약체결기간은 최초 2년간 시범적용 후 5년 단위로 계약체결

○ 연구관리 현황 파악 □ 실시간 또는 월별로 확인 가능한 시스템으로 운영

- 일반인 → 사업추진 총괄현황, 월별 집행현황, 산학연별 사용현황, 세부사업별 진행상황 등

- 연구관리자 등 → 연구과제별 연구비 관리상황에 접근가능(ID부여)

Ⅳ. 연구기관의 의무

추진단계	주요 의무사항
	연구카드 사용기관	법인카드 사용기관
연구비청구 및 카드발급단계	□과제별 기본사항을 연구비관리시스템에 입력 □연구비 청구 및 연구비카드 발급 신청 □사용자 등록 등	□과제별 기본사항을 연구비관리시스템에 입력 □연구비 청구 □연구책임자에게 법인카드 발급
연구비집행단계	□연구비집행내역 자동입력 - 필요한 경우 데이터 호환을 통한 입력가능	□연구비 집행내역을 자체규정에 따라 해당기관 전산시스템에 입력한 후, 30일 이내에 연구비전산종합관리시스템에 입력 - 해당기관 전산시스템과 연구비종합관리시스템간 데이터 호환을 통해 입력
연구비집행내역 확인단계	□과제별 연구비 집행내역에 대해 자체 모니터링 실시 -부당집행분 반납, 오류발생분 수정
협약변경단계	□협약변경과 관련하여 승인받은 사항을 연구비전산종합관리시스템에 수정 입력 - 연구기관, 연구책임자, 연구기간, 연구비, 연구비목 등
카드관리단계	□카드분실 및 협약해약시 카드사에 즉시 통보 □연구카드 관리대장 비치	□카드분실 및 협약해약시 해당기관 자체관리규정에 따라 조치
증빙단계	□카드 사용내역서로 증빙 -계좌이체분 등은 건별 보관	□카드사용분은 건별 매출전표로 증빙 및 보관 □계좌이체분 등은 건별로 증빙 및 보관
정산단계	□연구기간중 발생한 부당집행분은 해당 과제의 연구비 계좌로 입금하고, 연구종료후 발생한 부당집행분은 집행잔액계좌로 입금

Ⅴ. 연구비 비목별 사용방법

1. 기관공통관리 비목

□ 특정연구개발사업 처리규정 제22조제2항에 의거한 내부인건비, 기술개발준비금, 연구수행지원경비는 해당 연구기관이 흡수하여 해당기관의 장이 발의하여 사용(현행과 동일)

2. 개별관리 비목

□ 외부인건비, 연구관리비, 위탁연구개발비, 직접경비 등에 대한 비목은 연구 책임자가 발의하여 사용하되, 기관별 규정과 절차를 준용함.

□ 집행방법

○ 외부인건비

- 기관별 외부인력 활용규정에 근거하여 지급하되, 월별로 참여인력 계좌로 이체

○ 연구관리비

- 인센티브 : 기관별 인센티브 지급기준에 따라 연구책임자가 참여연구원 개인 계좌로 이체

- 세부과제관리비 : 해당비목별 사용방법에 따라 집행

○ 위탁연구개발비

- 위탁연구기관 계좌로 이체

○ 직접경비

- 카드와 계좌이체 방식을 원칙으로 집행

- 카드사용이 어려운 부분을 고려하여 과제별로 직접경비 대비 2% 범위내에서 현금영수증 처리를 인정하되, 건당 집행금액이 5만원 이하인 경우로 제한함. 다만, 불가피한 사유가 있는 경우에는 예외를 인정

비 목	집 행 방 법
	카드사용원칙	카드사용 또는 계좌이체
여 비	·실비정산에 해당하는 제여비	·해당기관의 규정에 따라 계좌이체
기술정보 활동비	·회의비 ·세미나개최비 ·도서구입비 ·자료구입비	·세미나참가비, 교육훈련비 ·정보DB사용료, 회의수당, ·과학기술자 유치 및 파견지원금 ·국외전문가 활용비, 해외 훈련비 ·해외기술도입비, 해외기술정보활동비 ·구독료, 원고료, 번역료, 강사료
산업재산권 처리비	-	·산업재산권처리비
연구기자재 및 시설비	-	·연구기자재구입비 및 기기장비임차료 ·장비부품구입비 ·기기제작,가공비 ·시설비
재료 및 전산처리비	·내구년수1년 이하의 시약·재료 구입비 ·전산소모품비	·외부컴퓨터사용료 ·외부전산처리비 ·시험분석료
시작품제작비	-	·시제품·시작품·파이롯프랜트 제작
수용비 및 수수료	·사무용품비 ·인쇄비, 복사비 ·인화비 ·보고서인쇄비 ·판넬제작비 · 슬라이드제작비	·공고료 ·제세공과금 ·당해과제와 직접 관련된 공공요금(우편요금, 전화사용료,전용회선사용료, 전기료,수도료, 가스료 등) ·논문게재료 ·제잡비 ·홍보비

Ⅵ. 기타

□ 적용시기 : 본 지침은 2001년 6월 1일부터 적용하되 본 시행일 이전에 처리한 사항은 본 지침에 의하여 처리된 것으로 봄

□ 적용근거

- 특정연구개발사업처리규정 제45조, 원자력연구개발사업처리규정 제45조 및 제49조, 기초과학연구사업처리규정 제10조 등

□ 적용대상사업

- 특정연구개발사업, 원자력연구개발사업, 기초과학연구사업

- 기타 사업은 자체계획에 의해 연구비카드제 적용여부를 결정하여 시행